1.- ¿Qué es una inspección de trabajo?

La inspección laboral es un proceso mediante el cual un inspector se asegura de que tu empresa cumpla con las normas y regulaciones vigentes en el ámbito laboral.

 Una inspección laboral puede iniciarse por diversas razones, en concreto por una denuncia verbal o escrita por parte de empleados o terceros, operativos de oficio organizados por el Ministerio de Trabajo, línea de atención al ciudadano 1511, que recibe quejas y consultas, buzón ITSS, otras entidades públicas que informan sobre posibles irregularidades, redes sociales o medios noticiosos que exponen situaciones laborales irregulares.

Durante ella, se te pueden solicitar varios documentos e información para verificar que tu empresa está cumpliendo con la legislación.

2.- ¿Qué te solicitan en una inspección de trabajo?

A continuación, te indicamos algunos de los documentos o puntos que te pueden pedir o revisar durante una inspección laboral:

Registros de empleados. El inspector puede solicitar ver los registros de tus empleados, como contratos de trabajo, fichas de empleo o registros de salarios.

Revisión de las instalaciones. Para comprobar que se ajustan a la ley, el inspector puede revisar tus instalaciones. Durante la visita, puede solicitarte que identifiques a las personas que se encuentran allí.

Registros de seguridad y salud. También te puede solicitar ver los registros de seguridad y salud de tu empresa, así como los de accidentes y enfermedades laborales.

Informes financieros y otros documentos. En el ámbito financiero, el inspector puede requerir documentación relacionada con el estado de tu empresa y las declaraciones de impuestos. Asimismo, puede requerir diferentes tipos de permisos o licencias.

Información de los empleados. El inspector puede solicitar hablar con tus empleados. Con ello tratará de cerciorarse de que lo tratas de manera justa y cumples los requisitos legales.

Ante una inspección laboral debes estar preparado y tener a mano toda la información y documentación necesarias. El inspector puede solicitar códigos de acceso a equipos informáticos, tomar muestras, métricas, fotografías, así como realizar vídeos y grabaciones de audio. Aunque tiene derecho a conocer la identificación de los empleados, estos no están obligados a mostrar su DNI o NIE.

Si cumples con todas las regulaciones y normativas laborales, no deberías preocuparte por la inspección. No obstante, si el inspector detecta algún tipo de incidencia, lo adecuado es trabajar con rapidez para corregirlo y evitar así una sanción.

3.- ¿Cómo son las inspecciones de trabajo?

Como te hemos comentado, los inspectores laborales pueden revisar las instalaciones de tu empresa, registros, documentos y hablar con los empleados. No están obligados a avisarte antes de una visita. Es posible que el funcionario programe una visita o que acuda por sorpresa a tus instalaciones.

En cualquier caso, ante una inspección, tanto el empleador como el representante autorizado de la empresa tienen derecho a una asesoría legal o sindical, pero no evita que el inspector haga su trabajo.

Lo importante es que la empresa siempre esté preparada para una inspección de esta índole. Por ello, es conveniente tener a mano toda la información y documentos exigibles con el objetivo de evitar sanciones.

4.- ¿Qué debes tener a disposición del inspector de trabajo?

En 2015 dejó de ser obligatoria la cumplimentación del libro de visitas, pero deberías guardar durante un mínimo de cuatro años lo siguiente:

Escritura de constitución de la sociedad.

Resguardo de inscripción en la Seguridad Social e impuesto de actividades económicas.

Documentos de afiliación, altas y bajas de la Seguridad Social, mutuas…

Justificaciones de abono de cuotas o prestaciones de la Seguridad Social.

Declaraciones oficiales y justificantes de pago o el estado corriente de las retribuciones.

Declaraciones del impuesto de sociedades, retenciones de IRPF y de operación con terceros.

Registros contables, balances y libro mayor, además de programas informáticos y otros archivos en soportes magnéticos.

Documentación exigida en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección.

Cuadro de horario de empleados y calendario laboral.

Registro diario de horas trabajadas donde se refleje la entrada y salida de los trabajadores.

Contratos de trabajo y resguardo de comunicaciones.

Nóminas de los empleados y un resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.

5.- ¿Qué hacer y qué no hacer ante una inspección de trabajo?.

En primer lugar, mantén la calma y no le niegues la entrada al funcionario o funcionaria. La persona encargada actúa en representación de la autoridad. Vendrá con autorización y deberá identificarse debidamente. Si le prohíbes el paso, podría reclamar ayuda policial. Igualmente, además de permitir la entrada al inspector o inspectora, la empresa debe garantizar que el proceso se realiza sin trabas.

Dicho esto, si el lugar donde trabajas coincide con tu domicilio personal, el representante de la administración deberá obtener previamente una orden judicial.

Sé diligente y facilita toda la documentación que te pida. Como ya te hemos adelantado, puede pedirte todo tipo de documentos y archivos, además de las claves de acceso de los ordenadores u otros equipos electrónicos. También puede solicitar que identifiques el personal que haya en el centro de trabajo, sus contratos, su cuadro horario, etc.

Deja que el inspector hable con tu equipo.  El funcionario debe corroborar los datos de los empleados. Por ello, en muchos casos se dirigirá directamente a ellos para preguntarles cuál es su jornada laboral, qué tareas realizan, desde cuándo trabajan en la empresa, etc. Si no les dejas hablar, podría pensar que estás ocultando algo.

Mantén una actitud proactiva. La presencia del inspector es circunstancial. Mantener una actitud positiva y proactiva contribuirá a diluir cualquier atisbo de mala fe en el informe final.

No te conviene obstaculizar su trabajo, pues puede solicitar ayuda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y acceder a las instalaciones sin tu consentimiento. Se considera obstrucción a la inspección laboral cualquier acción que impida, perturbe o retrase al inspector para que ejerza su actividad. Puede tener una sanción grave o leve según se actúe:

Falta leve. Retraso en el cumplimiento de comunicación, información o comparecencia.

Faltas graves. Se consideran como tal las acciones y omisiones directas del empresario o sus representantes que impidan la entrada o permanencia de los funcionarios en el centro de trabajo. También se consideran como tal las coacciones, amenazas y actos violentos al inspector o al equipo que le acompañe. Asimismo, es una falta grave no colaborar con los inspectores laborales.

6.- ¿Cómo estar preparado ante una posible inspección de trabajo?

Ante una inspección laboral, la mejor estrategia es colaborar y ser transparente.

Nuestro consejo es que contrates una buena asesoría y despacho de abogados que tenga en regla toda la documentación de tu empresa y sepa informarte de todas las novedades legislativas que vayan surgiendo para que puedas adaptarte y no tener problemas.

7.- ¿Cómo puedes evitar una inspección laboral?

A nadie le gusta que le investiguen ni que duden de su profesionalidad ni buena fe. Aun así, como ya te hemos explicado al principio, las inspecciones son habituales como procesos ordinarios y, ni el más virtuoso de los empresarios, puede escaparse de la visita del inspector.

Dicho esto, te podemos dar algunos consejos al respecto:

Escucha a tu equipo: Normalmente, los empleados son los que diariamente se exponen a riesgos cotidianos y los que más cualificados están para hablar de los problemas de seguridad y salud en el trabajo. Escucha sus inquietudes. Si el material está viejo, puede que sea el momento de renovarlo. Si no cunden las horas de trabajo y ya no se pueden realizar más horas extra, puede que sea el momento de ampliar equipo.

Elimina la entrada manual de datos: Todos nos equivocamos. Informatizando procesos, disminuirás la posibilidad de errores humanos.

Agrupa en un único lugar todos los datos del negocio que puedan requerirse en una inspección. Olvídate de recurrir a miles de papeles o tablas Excel. Ganarás agilidad y control.

 Planifica y sé previsor. El mundo de los seguros existe, porque existen los accidentes. Los imprevistos, las incidencias y las fatalidades ocurren. Y tener un seguro nos aporta tranquilidad.

Aunque nunca viene bien pensar en fatalidades, apunta y repasa posibles contratiempos y, cuando pienses que nada puede salir mal, revísalo de nuevo otra vez.