1.- Método KYE: Conoce a tu futuro empleado

El método KYE (Know Your Employee) es una herramienta esencial para conocer a fondo a tus futuros empleados. Este proceso incluye la recopilación de información precisa sobre los candidatos, verificación de documentos, antecedentes laborales y referencias. El objetivo es asegurar que los empleados contratados sean confiables y no representen un riesgo para la empresa. Un mal empleado puede ser el principio del fin de tu negocio.

Conocer a nuestros empleados es una responsabilidad no solo sobre aquellos que ya se encuentran vinculados con la organización, sino con aquellos que aspiran a pertenecer a ella. Debe ser un compromiso mancomunado entre las áreas de cumplimiento, las áreas de gestión humana, de selección de personal y de seguridad.

1.1.- En que consiste el método KYE (conoce a tu empleado).

Un proceso KYE adecuado incluye, la adquisición de información precisa y previa de los candidatos, y continua sobre los empleados, la verificación de documentos y titulaciones, la realización de verificaciones de antecedentes laborales, la actualización de los registros de los empleados, la comunicación con los empleados y, la implementación de medidas de seguridad adicionales.

El objetivo de KYE es confirmar la autenticidad y fiabilidad de los empleados y mitigar los riesgos asociados con conductas problemáticas pasadas. Este proceso también ayuda a garantizar la idoneidad de la persona para su papel dentro de la organización. Si bien el KYE es un requisito legal para las entidades reguladas, como las instituciones financieras, sus ventajas se extienden a cualquier negocio que pretenda sobrevivir en un mercado altamente competitivo y regulado.

Por ejemplo, KYE ayuda a la empresa a construir mejores relaciones con su personal. Esto incluye alinear los diferentes roles con fortalezas personales precisas y crear un entorno de trabajo cómodo en general para aumentar la satisfacción de los empleados y minimizar el riesgo de mala conducta.

1.2.- Cuando se emplea el método KY (conoce a tu empleado).

Las empresas utilizan las medidas KYE durante el proceso de contratación para verificar las identidades, las calificaciones y los antecedentes de los empleados, incluida la información personal. Sin embargo, este no es el único escenario en el que conozca a su empleado puede ser beneficioso para una empresa.

Los casos de uso en los que se implementa KYE incluyen también el momento de la realización de auditorías y recopilación de documentación. El mantenimiento de registros es esencial para que la empresa gestione adecuadamente los datos recopilados de las comprobaciones KYE. Al registrar sistemáticamente estos procesos, las organizaciones demuestran su compromiso con el cumplimiento de KYE, asegurando su preparación para las auditorías internas y externas.

Durante la primera etapa de incorporación del empleado, las empresas deberán utilizar KYE para detectar discrepancias entre la información proporcionada por el empleado durante su incorporación y los datos que envió durante su verificación, lo cual es vital tanto para el cumplimiento como para garantizar la confianza en la organización. La empresa puede decidir cómo quiere llevar a cabo la verificación inicial de la identidad, ya que todo depende de la industria operativa y la tolerancia al riesgo.

Como parte del sistema continuo de detección de fraudes de la empresa, los procesos de KYE deben formar parte del enfoque continuo de la empresa para identificar y prevenir el fraude. Esto incluye estafas internas de empleados, como el skimming, en el que los empleados toman dinero extra de un depósito o no registran una venta a propósito. El seguimiento de las transacciones o la reverificación en escenarios de alto riesgo, por ejemplo, si las credenciales del empleado se vieron comprometidas, son esenciales para el cumplimiento de KYE.

Para estos casos de uso en particular, el empleo de un software de verificación de identidad impulsado por IA puede agilizar varios aspectos del proceso KYE, incluida la recopilación y verificación de datos de los empleados, la realización de verificaciones de antecedentes o la verificación de sus documentos de identificación.

1.3.- La nueva era laboral: la necesidad del método KYE.

Con el trabajo remoto y el auge de la economía de los trabajos temporales, los equipos de recursos humanos enfrentan un nuevo desafío: verificar las identidades de los empleados como nunca antes. La necesidad de prácticas de Conozca a su Empleado (KYE) nunca ha sido tan grande. Desde garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales hasta detener las solicitudes de empleo fraudulentas y acelerar la incorporación global, las empresas deben adaptarse para prosperar en esta nueva era laboral.

A medida que el trabajo remoto y la economía de trabajadores temporales siguen creciendo, los departamentos de RRHH enfrentan una creciente presión para implementar prácticas de Conozca a su empleado (KYE) para la verificación de identidad. Las empresas deben garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales, prevenir aplicaciones de empleo fraudulentas y agilizar los procesos de incorporación de los empleados en todo el mundo

2.- Implementación del método KYE.

Implementar el método KYE en tu empresa te permitirá valorar áreas clave como el rendimiento laboral, la responsabilidad, el respeto hacia los compañeros, las ganas de aprender y la capacidad de gestión del tiempo. Todo esto contribuye a una mejor selección de personal, garantizando que los nuevos empleados se integren adecuadamente y aporten positivamente al equipo.

3.- Beneficios de un proceso KYE efectivo.

3.1.- Amenazas internas de le empresa: El método KYE como una de las soluciones.

Cuando muchas empresas piensan en el riesgo, a menudo lo hacen a través de la lente de las amenazas externas: fuerzas externas que buscan dañar o defraudar a la empresa y a sus clientes. Si bien estas amenazas externas son muy reales, están lejos de ser los únicos riesgos que una empresa debe tener en cuenta. También hay que tener en cuenta las amenazas internas, que a menudo se originan en los empleados de una empresa.

Sus empleados pueden ser y, lo son una fuente importante de riesgo. Pueden facilitar el fraude directamente, por ejemplo, desviando fondos de la empresa, robando datos de clientes o vendiendo secretos comerciales a empresas competidoras, o incluso bombardeando a la empresa con denuncias ante la inspección de trabajo, o hostigando y sometiendo a la empresa a demandas laborales con ánimos meramente económicos.

3.2.- Algunos beneficios de la implementación del método KYE.

Un proceso KYE bien implementado ofrece múltiples beneficios. En primer lugar, permite la mitigación de riesgos al reducir la posibilidad de fraudes internos, robo de información y otras actividades ilegales. Esto es crucial en cualquier negocio, donde la seguridad y la confianza son fundamentales.

Además, protege la empresa de pérdidas financieras y daños a la reputación. Cumplir con las normativas y leyes relacionadas con la prevención del lavado de activos y otras actividades ilícitas también es otro beneficio significativo. Por último, mejorar la confianza entre los empleados y la empresa fortalece el ambiente laboral y fomenta una cultura organizacional positiva.

Cuando se incorporan nuevos empleados, obtienen automáticamente acceso a diversa información y sistemas, incluida la información interna, como secretos comerciales o datos financieros. La implementación del proceso KYE es importante porque ayuda a recopilar la información necesaria sobre los riesgos potenciales que un empleado puede aportar a la empresa.

Sin KYE, existe una mayor probabilidad de que los empleados abusen de sus privilegios o compartan información con terceros no autorizados. Conozca a su empleado significa que las empresas pueden averiguar los riesgos potenciales que la persona puede plantear antes de contratarla.

Por ejemplo, averiguar si utilizaron información falsa en su currículum, como educación o historial laboral, o usaron datos robados para cometer fraude, como el TIN o el SSN de otra persona, o si tienen antecedentes penales que lo convierten en un candidato inaceptable para ciertos empleaos.

Las políticas y procedimientos como Conozca a su empleado no solo ayudan a las empresas a cumplir con las leyes AML, sino que también establecen la cultura de confianza de la organización, estableciendo una nota positiva para demostrar que la seguridad es una de las principales prioridades de la empresa.

4.- Estrategias para evitar empleados problemáticos.

Para evitar la contratación de empleados problemáticos, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva durante el proceso de selección. Utilizar el método KYE permite identificar posibles riesgos desde el inicio. Además, realizar entrevistas en profundidad y verificar referencias laborales ayuda a obtener una visión completa del candidato.

Otra estrategia efectiva es implementar pruebas psicométricas y de habilidades específicas para el puesto. Estas pruebas proporcionan información valiosa sobre la personalidad, capacidad de trabajo en equipo y habilidades técnicas del candidato, lo cual es especialmente importante en la industria de la hospitalidad.

5.- Aspectos importantes del método KYE:

El proceso KYE implica una serie de verificaciones y procedimientos que incluyen, la verificación de la identidad del candidato a la oferta de trabajo, esto es, confirmar la identidad del empleado a través de documentos de identificación y otros medios.

Otro aspecto importante es la Investigación de antecedentes: Revisar antecedentes penales, referencias laborales y el historial de empleo.

Otro apartado a destacar es la evaluación de riesgos, que consiste en identificar posibles riesgos asociados con el empleado, como conflictos de interés o antecedentes de fraude o, de problemáticas

No podemos olvidar el monitoreo continuo del empleado, que consiste en realizar seguimientos periódicos del desempeño y comportamiento del empleado para detectar cualquier actividad sospechosa de riesgo.

6.- Mejora continua post contratación: Capacitación y desarrollo.

La capacitación y el desarrollo continuo de los empleados son esenciales para mantener un equipo de trabajo eficiente y motivado. Proporcionar oportunidades de formación y desarrollo profesional no solo mejora las habilidades y conocimientos de los empleados, sino que también aumenta su compromiso y satisfacción laboral.

En cualquier empresa, donde la atención al cliente y la calidad del servicio son cruciales, invertir en la capacitación del personal puede marcar una gran diferencia. Programas de formación en áreas como atención al cliente, gestión del tiempo y resolución de conflictos son altamente recomendables.

7.- Importancia del KYE:

El método KYE, acaba mitigando muchos riesgos: KYE ayuda a prevenir fraudes, conflictos laborales, procesos ante la inspección de trabajo y juicios ante la jurisdicción laboral o penal que siempre acaban perjudicando a tu negocio.

Al conocer mejor a sus empleados, la empresa puede proteger mejor sus datos,  sistemas y su reputación en un mercado altamente competitivo.

La implementación del método KYE, implican a la vez, en muchos negocios, un cumplimiento normativo:

Algunas industrias, como la financiera, tienen requisitos específicos de “Conozca a su Cliente” (KYC) que también pueden aplicarse a los empleados (KYE).

Mejora de la cultura empresarial:

Al promover la transparencia y la responsabilidad, KYE puede contribuir a una cultura empresarial más sólida.

En resumen, KYE es una herramienta esencial para que las empresas conozcan a fondo a sus empleados, protejan sus operaciones y cumplan con sus obligaciones legales y éticas.